Tulis email ketidakhadiran sebelum kepergiannya berlibur | HelloWork, 13 contoh dan model pesan absen | Berseru

13 Model dan Contoh Pesan Email Absen

Pilih opsi Respons otomatis yang diaktifkan Dan tentukan tanggal mulai aktivasi pesan. Dengan memeriksa Hari terakhir, Respons otomatis akan secara otomatis dinonaktifkan pada tanggal yang dipilih. Masukkan kurangnya ketidakhadiran Anda di dalam kotak yang disediakan untuk tujuan ini. Perhatikan bahwa Gmail menawarkan banyak opsi untuk membentuk teks Anda.

Tulis email ketidakhadiran sebelum kepergiannya berlibur

Kantor Anda rapi, file mendesak Anda keriting, serta koper Anda. Anda akan pergi berlibur dan semua kolega Anda sadar. Tetapi apakah Anda berpikir untuk memperingatkan karyawan, pelanggan, dan mitra Anda yang lain ?

Tulis email ketidakhadiran sebelum kepergiannya berlibur

Sebelum berangkat selama beberapa minggu, dan untuk mengantisipasi kesalahpahaman dan kemungkinan keadaan darurat, sangat disarankan untuk mengaktifkan mesin penjawab otomatis (atau manajer absen) dari kotak surat Anda. Merek profesionalisme nyata, formalitas ini tidak boleh diabaikan.

Tapi bagaimana melakukannya ? Apa prosedur untuk memprogram email absen ? Kami menjelaskan cara membuat langkah ini di Gmail, Outlook dan Windows 10.

Siapkan pesan yang jelas

Pesan ketidakhadiran harus ringkas dan jernih. Tujuannya jelas: mencegah ketidakhadiran Anda dan menunjukkan tanggal pengembalian Anda. Jika Anda terlalu lama, pesan tersebut kehilangan efektivitasnya dan karenanya tidak memiliki minat. Dalam beberapa kasus, dimungkinkan juga untuk menawarkan rincian kontak seorang kolega untuk dihubungi dalam keadaan darurat. Namun, lebih suka email ke nomor telepon: orang yang bersangkutan akan kurang terganggu. Tentu saja, kesalahan ejaan harus dihindari.

Contoh pesan

Versi Bilingual

Jika Anda bekerja secara internasional, Anda memiliki minat untuk menawarkan versi yang diterjemahkan dari pesan Anda.

Merci menuangkan email votre.

Saya keluar dari kantor dari [tanggal] ke [tanggal] dan tidak akan memiliki akses ke email saya.

Saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin.

Dalam hal darurat, silakan hubungi [xxxx] melalui email [[email protected]].

Sentuhan pribadi

Menjadi jelas dan ringkas tidak berarti menjadi apa pun dan konvensional. Bergantung pada sektor aktivitas dan fungsi Anda, dan terutama jika Anda berurusan dengan pelanggan, Anda dapat memainkan kartu kreativitas dan cahaya dengan mengangguk pada produk Anda: ” Dalam ketidakhadiran saya, jangan ragu untuk melihat situs HelloWork, HelloWorklace dan BDM kami. Kami kemudian dapat bertukar saat saya kembali. »»

Jebakan

Jangan tinggalkan nomor telepon Anda. Bahkan jika Anda bukan pengikut pemutusan saat liburan, dan bahwa Anda berkonsultasi dengan email profesional Anda dari waktu ke waktu, koresponden Anda harus memahami bahwa mereka tidak boleh menunggu kembali dari liburan Anda.

Bagaimana mengaktifkan pesan ?

Email Otomatis di Gmail

Untuk mengaktifkan fungsi respons otomatis, klik roda berlekuk di kanan atas dan pilih Lihat semua halarameter. Di tab Umum, kiri atas, langsung ke bagian balasan otomatis (Bagian terakhir dari bagian ini).

Email Otomatis di Gmail

Pilih opsi Respons otomatis yang diaktifkan Dan tentukan tanggal mulai aktivasi pesan. Dengan memeriksa Hari terakhir, Respons otomatis akan secara otomatis dinonaktifkan pada tanggal yang dipilih. Masukkan kurangnya ketidakhadiran Anda di dalam kotak yang disediakan untuk tujuan ini. Perhatikan bahwa Gmail menawarkan banyak opsi untuk membentuk teks Anda.

Jika Anda hanya ingin memperingatkan koresponden yang muncul di buku alamat gmail Anda, centang kotak Kirim jawaban hanya untuk orang -orang di kontak saya. Kemudian validasi dengan memeriksa Simpan perubahan di bagian bawah halaman. Jika Anda belum mencentang kotak Hari terakhir, Untuk menonaktifkan mesin penjawab otomatis, cukup kembali ke tab dan pilih opsi Respons otomatis dinonaktifkan.

Email Otomatis di Outlook

Pertama -tama, periksa apakah Anda memiliki rekening pertukaran. Untuk melakukan ini, cukup buka Outlook, dan periksa apakah pesannya “Terhubung ke Microsoft Exchange” Muncul di State Bar Anda.

Untuk mengaktifkan fungsi respons otomatis, klik tab Mengajukan, Kemudian klik Respons otomatis. Dialog akan terbuka, dan Anda hanya perlu memeriksa Kirim tanggapan otomatis. Opsi Waktu mulai Dan Akhir waktu Memungkinkan Anda untuk berkencan dengan pesan otomatis Anda untukKirim Hanya Selama Waktu Ini.

Email Otomatis di Outlook

Kemudian ketik pesan Anda di tab Di dalam organisasi saya, Atau Terlepas dari organisasi saya Tergantung pada kontak yang ingin Anda kirimkan tanggapan otomatis Anda. Validasi dengan mengklik OK.

Email Otomatis di Windows 10

Di dalam Surat, Klik di kiri bawah pada ikon roda berlekuk. Di tab Pengaturan yang ada di sebelah kanan, klik Respons otomatis. Jika beberapa akun dikonfigurasi dalam aplikasi, pilih akun yang menarik minat Anda dalam daftar drop -down. Kemudian lulus kursor posisi Dengan disabilitas memiliki Diaktifkan. Masukkan kurangnya ketidakhadiran Anda di dalam kotak yang disediakan untuk tujuan ini.

Windows 10

Dengan memeriksa opsi Kirim jawaban ke kontak saya saja, Anda menghindari mengirim pesan otomatis ke daftar difusi. Saat Anda kembali dari liburan, untuk menonaktifkan email ketidakhadiran Anda, ingatlah untuk mengulang manipulasi yang sama.

Kredit foto: Suteren Studio/Stock.Adobe.com

  • Bagikan artikel tentang

Segala sesuatu tentang pekerjaan di Prancis: saran, kehidupan profesional, perusahaan yang merekrut dengan mengklik saya berlangganan, Anda menerima CGU serta kebijakan privasi kami yang menggambarkan tujuan pemrosesan data pribadi Anda.

Lebih banyak berita tentang kehidupan pro

  • Cuti hamil: Bagaimana cara menghitung tanggal mulai dan kapan mencegah majikan Anda?Life Pro Cuti Bersalin: Cara Menghitung Tanggal Mulai dan Kapan Mencegah Majikan Anda ?
  • Bisakah saya diberhentikan jika saya terlalu sering cuti sakit?Kehidupan Profesional Dapatkah Saya Dipecat Jika Saya Terlalu Sering Dalam Cuti Sakit ?
  • CPF: Karyawan tidak akan bertanggung jawab untuk membayar pada tahun 2024Pro CPF Life: Karyawan tidak akan bertanggung jawab untuk membayar pada tahun 2024
  • 5 Alasan bagus untuk mengambil penilaian keterampilan (bahkan tanpa konversi)Pro Life 5 Alasan Bagus Untuk Membuat Penilaian Keterampilan (bahkan tanpa Konversi)

Semua penawaran pekerjaan

  • Penawaran Pekerjaan berdasarkan Bisnis
  • Penawaran Pekerjaan per Kota
  • Penawaran Pekerjaan per Perusahaan
  • Penawaran Pekerjaan dengan Kata Kunci
  • Siapa kita ?
  • Kami merekrut
  • Akses pelanggan

13 Model dan Contoh Pesan Email Absen

Template Out of Office

Menurut LifeWire, 62,86 % profesional lebih suka menggunakan email untuk berkomunikasi untuk tujuan profesional. Jika kami menambahkan ini fakta bahwa seorang eksekutif mengirimkan rata -rata 40 email profesional per hari, jelas muncul bahwa email tetap menjadi metode komunikasi utama yang digunakan di semua jenis perusahaan.

Namun, tidak selalu mungkin bagi karyawan untuk menanggapi dengan cepat semua email yang mereka terima. Mereka pergi berlibur, mungkin jatuh sakit atau memiliki komitmen lain yang mencegah mereka menanggapi email mereka. Jika Anda tidak dapat menanggapi email, penting untuk mengatur “pesan ketidakhadiran dari kantor” (ooo, di luar kantor).

Apa pesan ketidakhadiran ?

Pesan absen adalah respons otomatis yang memberi tahu pengirim bahwa Anda tidak berada di workstation Anda. Ini berarti Anda tidak akan membaca atau menanggapi email secepat biasa. Ini digunakan untuk memberi tahu pengirim fakta penting berikut:

1. Pola yang tidak tersedia

Pola yang paling umum adalah:

  • Cuti Tahunan/Liburan
  • Penyakit
  • Out -of -site Training
  • Acara Profesional (P. mantan. salon atau konferensi)
  • Anda bekerja dari tempat lain

2. Saat pengirim dapat berharap untuk menanggapi

Memberikan periode respons yang realistis sangat penting untuk menetapkan harapan pengirim. Jika Anda tidak berkonsultasi dengan email Anda selama dua minggu, penting untuk menentukannya. Di sisi lain, jika Anda berkonsultasi dengan email Anda tepat waktu, beri tahu pengirim bahwa tanggapan Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu dari biasanya.

3. Durasi ketidakhadiran Anda dan tanggal pengembalian Anda

Sebagai aturan, ini adalah tanggal tertentu. Namun, ini tidak selalu mungkin, terutama jika Anda sedang cuti sakit. Jika memungkinkan, tunjukkan tanggal mulai ketidakhadiran Anda.

4. Itu

Kebetulan bahwa permintaan informasi melalui email sangat mendesak, itulah sebabnya Anda harus selalu menunjukkan rincian kontak seorang kolega yang kemungkinan akan membantu selama ketidakhadiran Anda. Namun, pastikan bahwa kolega Anda diinformasikan sebelumnya.

Poin tambahan untuk diingat

Pesan ketidakhadiran harus profesional, tetapi ramah. Dia juga dapat menunjukkan apakah email tersebut akan ditransfer atau dikonsultasikan oleh rekan lain. Juga bijaksana untuk membaca ulang teks pesan Anda, karena kesalahan pengetikannya mirip dengan kurangnya profesionalisme.

Di sisi lain, untuk menjadi sangat efektif, respons email otomatis harus selalu menggunakan bahasa profesional . Penting untuk diingat bahwa semua orang yang mengirimi Anda email akan melihatnya. Lelucon, memindahkan komentar yang tidak pantas atau aneh tidak harus.

Kami juga menyarankan Anda menyertakan tanda tangan email perusahaan dalam pesan ketidakhadiran Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyajikan merek Anda, menunjukkan detail kontak Anda, memberi Anda penampilan yang lebih profesional dan akhirnya menyoroti konten pemasaran.

Model pesan absen

Model di bawah ini dapat digunakan untuk berbagai keadaan. Cukup beradaptasi dengan kebutuhan spesifik Anda.

Model pesan absen untuk liburan/liburan

Ini adalah contoh paling umum dari kantor ketidakhadiran dari kantor dan ini sering kali merupakan hal terakhir yang kami lakukan sebelum pergi berlibur. Tidak perlu menyertakan detail seperti ke mana Anda pergi dan jika Anda pergi ke luar negeri. Poin terpenting adalah Anda tidak akan menanggapi email selama periode ini:

Saya berterima kasih atas pesan Anda.

Saya saat ini tidak ada untuk cuti. Saya akan kembali ke [tanggal] dan saya tidak akan memiliki akses ke email saya selama ketidakhadiran saya.

Jika pesan Anda mendesak, silakan hubungi [nama kontak] ke alamat atau nomor telepon berikut: [Alamat email/nomor telepon] yang akan dapat membantu Anda. Jika tidak, saya akan menjawab Anda sesegera mungkin setelah saya kembali.

Saya saat ini sedang berlibur dan saya tidak memiliki akses ke email saya. Saya akan kembali ke kantor pada [tanggal].

Dengan ketidakhadiran saya, silakan hubungi [Nama] di alamat berikut: [Alamat email] Jika email Anda mengharuskan diperlakukan segera.

Model pesan untuk cuti sakit

Tidak perlu memberikan terlalu banyak detail kepada pengirim, tetapi penting untuk menentukan bahwa Anda tidak akan tersedia. Jika ini adalah penyakit jangka panjang, Anda mungkin tidak dapat menentukan tanggal pengembalian.

Dalam hal ini, pastikan untuk memberikan detail kontak yang tepat dari orang yang mengambil alih tanpa kehadiran Anda:

Saya saat ini sedang cuti sakit dan saya tidak akan dapat menanggapi email.

Pengembalian saya ke kantor dijadwalkan untuk [Tanggal Perkiraan].

Silakan hubungi [Nama] ke alamat dan nomor telepon berikut [alamat email dan nomor telepon] yang akan dengan senang hati membantu Anda dalam ketidakhadiran saya.

Model respons yang terlambat

Jika Anda tidak dapat dengan mudah menanggapi email saat Anda bekerja, jelaskan dengan jelas karena kurangnya ketidakhadiran Anda. Ini akan membantu menentukan harapan pengirim dalam hal tanggapan:

Saya berterima kasih atas pesan Anda.

Saya saat ini tidak ada karena [alasan]. Saya akan kembali ke kantor pada [tanggal]. Saya akan berkonsultasi dengan email saya dari waktu ke waktu, tetapi saya mungkin tidak akan dapat menjawab Anda segera.

Jika pesan Anda mendesak, silakan hubungi saya/[perguruan tinggi/manajer] saya, [nama kontak] di alamat atau nomor telepon berikut: [alamat email/nomor telepon], yang akan diukur untuk membantu Anda. Jika tidak, saya akan menanggapi email Anda saat saya kembali.

Saya berterima kasih atas email Anda.

Saya saat ini berpartisipasi dalam [acara] adil [tempat], dari [tanggal] ke [tanggal]. Saya akan memiliki akses terbatas ke email saya, yang berarti bahwa saya tidak akan bisa menjawab Anda untuk sementara waktu.

Jika Anda perlu menghubungi saya segera, silakan hubungi saya ke nomor telepon berikut: [Nomor telepon].

Saya berterima kasih atas email Anda.

Saya saat ini sedang pindah untuk berpartisipasi dalam/di [nama acara] di [Place]. Saya akan menanggapi email segera setelah saya memiliki kesempatan, tetapi kemungkinan jawaban saya akan membutuhkan sedikit waktu.

Jika Anda pergi ke/ke [nama acara], jangan ragu untuk berhenti di stand kami n ° [nomor dudukan] dan kami dapat membahasnya secara langsung.

Model ketidakhadiran untuk liburan

Jika bisnis Anda ditutup karena hari libur umum, sebagian besar kolega Anda, atau bahkan semuanya, tidak akan berhasil. Oleh karena itu, pesan ketidakhadiran dari kantor harus menunjukkan kepada pengirim bahwa mereka seharusnya tidak mengharapkan jawaban sebelum pembukaan kembali bisnis Anda.

Kami menyarankan agar Anda tidak terlalu banyak bersikeras pada hari libur umum dalam jawaban Anda, karena tidak semua pengirim merayakannya, karena berharap Selamat Natal atau Joyeuses Paskah:

Saya berterima kasih atas email Anda.

Kantor kami saat ini ditutup karena [hari libur]. Kami akan kembali ke [tanggal].

Saya akan menjawab Anda secepat mungkin setelah saya kembali.

Model Respons Internal Dalam kasus ketidakhadiran

Respons internal dapat menggunakan bahasa yang sedikit lebih informal, tetapi tidak boleh terlalu santai. Ingatlah bahwa semua karyawan, termasuk anggota manajemen, akan dapat melihat tanggapan otomatis ini jika mereka mengirimi Anda email:

Saya saat ini di [liburan/liburan/cuti tahunan], tetapi saya akan kembali pada [tanggal].

Jika Anda membutuhkan bantuan, silakan kirim email Anda langsung ke [nama], yang menangani saya/saya [kotak kerja/penerimaan/proyek] selama ketidakhadiran saya.

Dalam keadaan darurat, Anda dapat mengirimi saya pesan ke nomor telepon berikut: [Telepon].

Model pesan ketidakhadiran jika terjadi cuti hamil

Mengambil cuti hamil, dan cuti orang tua, sering kali melibatkan ketidakhadiran yang lebih lama dari cuti tahunan biasa. Namun, pesan yang Anda gunakan dalam respons otomatis ini akan serupa:

Saya berterima kasih atas email Anda. Saya absen dari kantor untuk cuti [hamil/ayah/orang tua] dari [tanggal]. Pengembalian saya ke kantor dijadwalkan untuk [tanggal].

Saya tidak akan berkonsultasi dengan email saya selama periode ini.

Dengan ketidakhadiran saya, silakan hubungi [Nama] di alamat atau nomor telepon berikut: [Alamat email/nomor telepon] yang akan dapat membantu Anda.

Model pesan ketidakhadiran untuk pembuatan prospek dan promosi konten

Seperti tanda tangan email, pesan absen dapat digunakan untuk menghasilkan prospek dan mempromosikan konten baru. Anda dapat dengan mudah menambahkan satu atau dua kalimat dengan panggilan untuk tindakan tertentu, misalnya tautan ke uji coba gratis, undangan untuk mendaftar untuk demonstrasi atau promosi buku elektronik baru atau kertas putih ::

Saya akan berpartisipasi dalam/di [acara] dari [tanggal] ke [tanggal]. Oleh karena itu, saya tidak akan segera menjawab Anda.

Jika pesan Anda mendesak, silakan hubungi tim kami [departemen/layanan] ke alamat berikut: [Alamat email] yang akan dapat membantu Anda.

Jika Anda ingin mencoba [produk] baru/baru kami, kunjungi situs web kami dan daftar untuk uji coba gratis [tautan ke URL uji coba gratis].

Saya berterima kasih atas pesan Anda.

Saya saat ini tidak ada untuk cuti. Saya akan kembali ke [tanggal] dan saya tidak akan memiliki akses ke email saya selama ketidakhadiran saya.

Jika pesan Anda mendesak, silakan hubungi [nama kontak] ke alamat atau nomor telepon berikut: [Alamat email/nomor telepon] yang akan dengan senang hati membantu Anda. Saya akan menjawab semua email saya yang lain saat saya kembali.

Namun, Anda berkonsultasi dengan buku putih kami ? Ini menawarkan banyak informasi berguna tentang [menunjukkan tema kertas putih]. Anda dapat mengaksesnya di sini: [tautan ke URL kertas putih].

Cara Mengkonfigurasi Respons Otomatis di Outlook dan Gmail?

Pandangan

1. Pilih Mengajukan > Respons Otomatis (Absen, Keluar Kantor) .

2. Klik Kirim tanggapan otomatis.

2. Klik pada jawaban otomatis.

3. Pilih Tanggal Pantai di mana Anda ingin pesan ketidakhadiran Anda dikirim dan menunjukkan jika Anda ingin mengirim versi yang berbeda untuk kolega internal Anda dan orang -orang di luar bisnis Anda.

4. Klik OKE Untuk menyimpan pengaturan.

Gmail

1. Pilih Pengaturan > Lihat semua parameter.

2. Pada tab Umum, gulir sampai balasan otomatis.

3. Pilih Respons otomatis yang diaktifkan.

4. Setelah pesan Anda ditulis, Anda dapat memutuskan tanggal yang ingin Anda siarkan dan orang yang ingin Anda kirimkan.

5. Klik Simpan perubahan.